Help, er gaat iets mis met de betalingen in Moneybird

Angeline EversBank & kassa, Facturen, Inkomend, Moneybird tutorial9 Comments

Like it? Share it…

Æ De video is te vinden aan het einde van dit artikel.

Klinkt dit jou bekend in de oren? Dan is deze video voor jou!

Om de oplossing te vinden voor jouw probleem is het belangrijk dat je eerst begrijpt wat er ‘achter de schermen’ gebeurd in Moneybird wanneer een factuur betaald wordt. In dit voorbeeld werk ik met een verkoopfactuur, maar wat ik ga uitleggen geldt ook voor een inkoopfactuur of bonnetje.

Ik verstuur een fictieve verkoopfactuur naar mezelf en koppel de betaling via de banktransactie aan de factuur. Bij de factuur zie je nu dat deze op betaald staat en rechts van de factuur vind je de betaling terug. Ook zie je dat er automatisch een bedankt e-mail is verzonden.
Wat gebeurd er nou financieel technisch met deze verkoopfactuur in Moneybird? Ik zal niet te diep ingaan op hoe een balans werkt, daar volgt nog wel een keer een andere video over. Waar het nu om gaat is dat je op een balans het saldo terugvindt wat er nog door debiteuren betaald moet worden. Met dit voorbeeld staat er dus eerst €242,00 op de categorie debiteuren en zodra ik de betaling via de banktransactie koppel, regelt Moneybird voor je dat dit bedrag op de categorie debiteuren in mindering wordt gebracht en wordt opgeteld bij het saldo van de bankrekening.
Zo ook wanneer je het geld contant ontvangt, bijvoorbeeld in een winkel, dan moet het bedrag verschuiven van debiteuren naar kassa. Je hebt dan tenslotte dat geld ook daadwerkelijk in jouw kassa zitten, zoals je het geld ook op jouw bankrekening hebt staan.

Moneybird regelt dit voor je, maar alleen als je de juiste verwerkingen volgt en geheel afrond.
Jij verstuurt een factuur -> Moneybird zet het bedrag op debiteuren.
Jij koppelt de betaling via de bank aan deze factuur -> Moneybird verschuift het bedrag van debiteuren naar bank.

Wat gebeurd er nou zodra een factuur betaald wordt via Mollie en dit bedrag nog niet op de bank staat? Waar laat Moneybird dat bedrag dan?
Ik verstuur nog een fictieve verkoopfactuur naar mezelf, alleen nu doe ik net alsof deze met Mollie (oftewel iDEAL) betaald is. Als je de koppeling hebt tussen Mollie en Moneybird, zal de factuur automatisch als betaald worden geregistreerd zodra de betaling succesvol is afgerond.

Je ziet rechts van de factuur dat deze betaald is en dat er automatisch een bedankt e-mail is verzonden.
Ook zie je hier de tekst ‘betaling is nog niet gekoppeld aan transactie’. Dit betekent dat er wel een betaling is geregistreerd bij deze factuur, maar dat deze nog niet gekoppeld is aan een banktransactie of een transactie met een ander betaalmiddel.
Zodra Mollie de uitbetaling doet van dit bedrag zul je deze factuur dus nog moeten koppelen aan de banktransactie. Pas dan is de betaling echt afgerond in Moneybird.

We kijken nog even naar de balans. Zoals je ziet wordt het bedrag in mindering gebracht bij de categorie debiteuren, wat logisch is, want de factuur is betaald. Het bedrag wordt nog niet opgeteld bij het banksaldo, want de uitbetaling vanuit Mollie is nog niet gedaan. Moneybird zet dit bedrag dan op een hulprekening, namelijk ‘te rubriceren ontvangen betalingen’. Een hulprekening waar alle bedragen op komende te staan waarbij de factuur betaald is, maar het bedrag nog niet gekoppeld is op de bank of via een andere rekening. In ieder geval niet voor zover Moneybird heeft kunnen traceren.

  • Er staat een groot bedrag op de balans op de categorie ‘te rubriceren ontvangen betalingen’. Waarom staat dat daar?
Deze vraag hebben we nu beantwoord. Zie je op deze categorie een bedrag staan? Dan zijn er dus verkoopfacturen op betaald gezet bij de factuur zelf, automatisch of handmatig, die nog gekoppeld moeten worden aan een transactie via de bank, kassa of ander betaalmiddel (uitgezonderd privé opnames/stortingen).
De categorie ‘te rubriceren betalingen’ is hetzelfde, maar dan voor alle inkomende facturen en bonnetjes.

Terug naar de betaling van de verkoopfactuur. Mollie heeft de uitbetaling gedaan en ik kan dus de banktransactie koppelen aan de factuur. Ik ga terug naar de factuur en zie het volgende;
Van onder naar boven;

  • de factuur is verzonden
  • er is een betaling ontvangen via Mollie, die nog niet gekoppeld is
  • er is een bedankt e-mail verzonden
  • er is nog een betaling geregistreerd
  • er is nog een bedankt e-mail verzonden

Ik hoor je denken; hoe kan dat nou? Je hebt toch net de banktransactie gekoppeld aan de factuur?
De oplettende kijker ziet al direct het probleem. De betaling die via de bank aan deze factuur is gekoppeld, is een ander bedrag dan die van de factuur. Namelijk het factuurbedrag minus de kosten van Mollie a €0,35 cent. Ik heb dit natuurlijk expres gedaan, om te laten zien wat er dan gebeurd. Doordat het bedrag wat je via de bank hebt gekoppeld een ander bedrag is dan wat er betaald is via Mollie, herkent Moneybird dit niet als dezelfde betaling en registreert deze daarom als een tweede betaling.

Zo komt de factuur weer open te staan en krijgen we daarmee antwoord op de vragen;
  • De factuur is betaald en toch blijft deze openstaan. Hoe kan dat?
Dat klopt, want als er twee keer is betaald, ziet Moneybird dit als een onafgeronde verkoopfactuur. Oftewel; openstaand.
  • Moneybird blijft maar herinneringen sturen aan een klant die al betaald heeft via Mollie (oftewel via iDEAL). Waarom doet Moneybird dat?
Hierbij eigenlijk hetzelfde antwoord. Het bedrag wat er zogenaamd betaald moet worden is dan wel negatief – dus eigenlijk een te ontvangen bedrag voor de klant -, maar Moneybird beschouwd dit als een onafgeronde factuur en zal automatisch het herinneringsproces ingaan.
  • Moneybird stuurt voor de tweede keer een bedankt e-mail zodra ik de transactie in de bank koppel aan de factuur die eerder betaald is via Mollie. Hoe los ik dit op?
Er wordt twee keer een betaling geregistreerd, dus ook twee keer een bedankt e-mail verzonden.

Om dit probleem op te lossen zul je in het geval van dit voorbeeld de banktransactie moeten ontkoppelen en het juiste volledige bedrag van de factuur opnieuw moeten koppelen. De €0,35 die overblijft bij deze transactie koppel je aan de inkoopfactuur van Mollie.

Heb je dit soort problemen met betaalde facturen of iets wat erop lijkt? Kijk altijd even bij de factuur zelf naar de notities van de betalingen. Waarschijnlijk staan deze er dubbel in of klopt het gekoppelde bedrag niet. Controleer ook regelmatig of de categorie ‘te rubriceren ontvangen betalingen’ of ‘te rubriceren betalingen’ op de balans staan. Je weet nu waarom.
(*tip: zet hierbij het filter op het gehele jaar zonder vergelijking)

Lees ook “Creditcard betalingen in Moneybird, zo doe je dat” of bestel een Moneybird video tutorial op maat.

Like it? Share it…

9 Comments on “Help, er gaat iets mis met de betalingen in Moneybird”

  1. Hallo Angeline,
    Ik heb een vraagje over het koppelen met mollie betalingen.

    Je schrijft:
    “De €0,35 die overblijft bij deze transactie koppel je aan de inkoopfactuur van Mollie.”

    Bij mij vervalt de optie om deze 0.35 te koppelen zodra het originele factuurbedrag wordt gekoppeld.

    Het werkt nog wel wanneer er méér binnengekomen is dan de grootte van de verkoopfactuur. Maar in het geval van Mollie komt er juist mínder binnen (verkoopfactuur min 35 cent).

    Onder de transactie staat dan het volgende:
    ‘€ 0,35 van € 193,80 ongeboekt’

    De koppelknop is verdwenen.
    Ik heb eventuele handmatige “betaald” handelingen al weggehaald.

    Is er een manier om deze 0,35 (z.g.n. nog te ontvangen bedrag) te koppelen met de mollie-factuur?

    1. Bij Mollie uitbetalingen is de vraag hoe je deze moet koppelen afhankelijk van welke methode van verwerken je hanteert. Zie hiervoor de video “Mollie importeren in Moneybird, zo doe je dat”: https://bit.ly/2HJN53Y

      In dit artikel ga ik er vanuit dat de uitbetaling via de eigen betaalrekening wordt gekoppeld. Je ontvangt dan €193,47 ipv €193,80.
      De andere methode is via het importeren van het MT940 bestand van Mollie. Daarbij worden de gehele factuurbedragen (in dit geval €193,80) per transactie geïmporteerd, en is er een aparte transactie voor de kosten van Mollie.

  2. Hallo Angeline,
    Ik heb een groot bedrag op mijn balansrekening staan onder ‘te rubriceren ontvangen betalingen’ Dit bedrag is daar gekomen omdat ik in het begin nog geen zakelijke rekening had om deze te koppelen met Moneybird.
    Bestaat er een manier om dit alsnog te corrigeren want nu staat er onder ‘werkkapitaal’ een foutief ‘te ontvangen bedrag’ open

    1. Wanneer verkoopfacturen betaald worden op een privé betaalmiddel, dan kun je de betaling registreren met het betaalmiddel privé opnames/stortingen. Daardoor komen de bedrag niet op de balans te staan op de categorie ‘te rubriceren’. Wanneer het om te veel transacties gaat om te corrigeren, kan er ook eenmalig een memoriaal aangemaakt worden. Hierbij verplaats je het bedrag van de ene categorie naar de andere categorie. Een (Moneybird) adviseur kan je hierbij helpen.

      1. Hallo Angeline,

        Het is even geleden, maar ook ik zit met hetzelfde “probleem” als Dirk Leegwater.
        Voordat ik een zakelijk rek nummer had is er al geld naar mijn privérekening overgemaakt/betaald.

        Nu staat deze onder “te rubriceren” en “te ontvangen” bij werkkapitaal.

        Ik laat dit bedrag op mijn privé rekening staan maar wil dit dan in MB als privé opname boeken. Doe ik dit dan met een eenmalige memoriaal of moet dit op een andere manier? Kom er even niet meer uit…

        Dankje vast voor de moeite en je antwoord!

        Grt
        Mart

        1. Dag Mart, je kunt dan inderdaad het beste gebruik maken van het betaalmiddel privé opnames/stortingen (bij een eenmanszaak of vof), omdat deze handeling het makkelijkste te volgen is. Ik ga er hierbij vanuit dat het jaar nog niet is afgesloten. De andere manier, met het memoriaal, heeft hetzelfde effect en kan handig zijn wanneer je niet tientallen facturen wilt aflopen. Ik hoop dat ik je zo weer op weg heb kunnen helpen.

  3. Hoi Angeline,

    Dankje voor de reactie en uitleg.
    Het gaat inderdaad om een eenmanszaak en het jaar 2019 is nog niet afgesloten.

    Ik heb het geprobeerd met betaalmiddel prive opname maar het bedrag blijft als “nog te rubriceren / ontvangen” staan. Situatie:

    – bedrag € 1000,- ex btw betaald door klant op mijn priverekening
    – factuur van dit bedrag heb ik later aangemaakt en klant hoefde alleen de btw € 210,- nog te betalen en heeft dit gedaan op mijn zakelijke rekening.
    – In MB de transactie gekoppeld aan de factuur van € 1.210,- incl btw en staat nu op betaald.

    Nu blijft er € 1.000,- als “te rubriceren/te ontvangen” staan in MB. Ik laat dit bedrag op mijn priverekening maar wil dit graag als prive opname/onttrekking in MB hebben staan.

    Wat is de beste en eenvoudigste manier om dit te doen?

    Alvast dank voor je reactie!
    Groet, Mart

    1. Mogelijk zijn er nu meerdere betalingen geregistreerd, waardoor de status van de factuur betaald is, maar er toch een bedrag op de genoemde categorie blijft staan. Dit is terug te zien in de factuurhistorie van de verkoopfactuur. Deze vind je rechts in het scherm van de factuur, of onder de knop ‘bekijk historie’. Daar zijn mogelijk meerdere betalingen zichtbaar met daaronder de tekst ‘Betaling is nog niet gekoppeld aan transactie’. Wanneer je deze allemaal verwijderd, behalve natuurlijk de gekoppelde betaling van €210, kun je opnieuw de €1000 met het betaalmiddel privé opnames/stortingen registreren. Dan zou het helemaal goed moeten zijn. Wanneer dit nog niet het geval is, moet er even meegekeken worden.

  4. Hallo Angeline,

    Het is gelukt!
    – de betaling van € 1000,- verwijderd uit de historie in de rechterkolom bij de factuur
    – bovenaan bij ‘registreer betaling” gekozen voor “prive onttrekking(eigen naam)”
    – bij balans staat nu het bedrag van € 1000,- niet meer als ‘nog te rubriceren/ontvangen’ maar onder ‘Eigen vermogen(kapitaal)’

    Balans klopt nu weer.
    Dankjewel voor je tijd en moeite!

    Groet,
    Mart

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.