3 systemen die met elkaar praten en samenwerken

Moneybird is hét boekhoudprogramma voor de ondernemer (ZZP en MKB). Ervaar het boekhoud plezier en krijg ook direct inzicht in je cijfers.
Overweeg jij om Moneybird te gaan gebruiken? Gebruik dan mijn referrer-link en krijg een 60 dagen langere proefperiode ter waarde van 50 euro! Dat is dus 120 dagen GRATIS Moneybird.

Profit First (aff.) is een praktisch systeem om je cashflow te managen.
Het zorgt ervoor dat je grip hebt op kosten, reserves en het belangrijkste; het uitbetalen van je ‘salaris’. Profit First kan met een paar kleine handelingen worden geïntegreerd in Moneybird. Hierdoor kun je gemakkelijk overzicht houden en heb je controle over het systeem.

Knab (aff.) is jouw persoonlijke online bank met een boekhoudkoppeling voor Moneybird. Wanneer je gebruik maakt van de koppeling, worden je transacties elke nacht automatisch in je Moneybird account ingelezen. Je hoeft deze dan alleen nog maar te controleren en te koppelen aan je facturen.

Hoi Angeline,

Ik gebruik het Profit First (aff.) systeem met 5 potjes, wat inhoudt dat ik bij Knab (aff.) 5 rekeningen heb. Zowel het potje Ontvangsten als het potje Kosten hebben een eigen rekening, de overige potjes zijn spaarrekeningen. Twee keer per maand maak ik de bankrekening Ontvangsten leeg door het geld via vastgestelde percentages te verdelen over de diverse potjes.

Via de automatische bankkoppeling komen alleen de transacties van Ontvangsten en Kosten binnen, maar niet van de spaarpotjes. Hoe kan ik ook die transacties het beste verwerken in Moneybird?

(Note: na het schrijven van dit artikel in december 2017 hebben er enkele belangrijke updates plaatsgevonden, waardoor ik genoodzaakt was om het artikel te herschrijven.)

Er zijn twee manieren voor het verwerken van de Knab spaarrekeningen in Moneybird. De makkelijkste is door de spaarrekeningen te koppelen aan Moneybird. De tweede manier is door speciale categorieën te gebruiken. Ik ga ze allebei beschrijven. Ik eindig het artikel met het overstappen van Speciale categorieën naar Spaarrekeningen koppelen aan Moneybird.

Spaarrekeningen koppelen aan Moneybird
De transacties van de betaalrekeningen Ontvangsten en Kosten worden automatisch ingelezen dankzij de bankkoppeling. Alle overschrijvingen tussen Ontvangsten en Kosten komen daarom voor hetzelfde bedrag in Moneybird te staan, 1x BIJ en 1x AF. Deze transacties kunnen gekoppeld worden aan de categorie Kruisposten en zodra Moneybird beide transacties herkent gebeurd dit zelfs automatisch. De categorie Kruisposten blijft zo altijd in balans. Meer leren over Kruisposten?

De transacties van de spaarrekeningen kunnen óók gekoppeld worden aan Moneybird, alleen deze mogelijkheid zit een beetje verstopt. Ga naar jouw persoonlijke Knab omgeving en log in. Je komt binnen bij het Overzicht en kunt daar kiezen voor Instellingen. Kies in het onderdeel Koppelingen voor Boekhoudkoppeling. Je krijgt een overzicht te zien van alle rekeningen die gekoppeld zijn aan Moneybird en/of een ander boekhoudpakket. Onder het overzicht kies je voor +Nog een rekening toevoegen. Dáár kun je de spaarrekeningen kiezen die je wilt koppelen aan Moneybird.

Na het koppelen van de spaarrekeningen aan Moneybird worden, net zoals bij de betaalrekeningen, transacties elke nacht automatisch in je Moneybird account ingelezen. De transacties van spaarrekeningen zijn niet heel spannend. Doorgaans zijn het overboekingen tussen rekeningen en je ontvangt ook rente. De overboekingen worden gekoppeld aan de categorie Kruisposten en de rente aan de gelijknamige categorie Rente. Deze laatste categorie vind je in de set Veelgebruikte categorieën.
Tip: Zodra er geld wordt overgemaakt van een betaalrekening naar een privé rekening koppel je de transactie aan de categorie ‘onttrekkingen privé’.

Het kan voorkomen dat er al transacties hebben plaatsgevonden op de spaarrekening voordat deze gekoppeld is aan Moneybird. De ontbrekende transacties moeten dan eenmalig handmatig in Moneybird gezet worden. De video tutorial Handmatig transacties toevoegen in Moneybird gaat je hierbij helpen.

Speciale categorieën gebruiken
Maak je voor de spaarrekeningen geen gebruik van de bankkoppeling, dan worden er ook geen transacties verwerkt in Moneybird. Hierdoor is het saldo van de spaarrekeningen niet terug te vinden op de balans, wat wel verplicht is. Daarnaast zul je de overschrijvingen van de rekeningen Ontvangsten en Kosten naar de spaarpotjes (en andersom) ergens aan moeten koppelen. In dit geval niet aan de categorie Kruisposten, want de transactie staat er maar 1x in. Ik hoor je denken: ik hoef toch niet alles handmatig in Moneybird te zetten??
Door een simpele oplossing is het bij deze tweede manier van verwerken niet nodig om de transacties van de spaarrekeningen handmatig in Moneybird te zetten. Ik zal hieronder met twee stappen beschrijven hoe je dat moet doen.

1) Maak voor alle spaarpotjes en aparte categorie aan onder de hoofdcategorie Financiële rekeningen. Daar kom je op de volgende manier: tandwiel -> instellingen -> categorieën -> toevoegen -> losse categorie toevoegen -> balans -> vlottende activa. Daarna geef je een naam aan deze nieuwe categorie en kies je bij Bovenliggende categorie voor Financiële rekeningen.
Geef deze nieuwe categorie de omschrijving ‘Spaarpot – (gevolgd door het betreffende nummer) – (gevolgd door de betreffende omschrijving)’. Voorbeeld: Spaarpot 1234567 Belasting.

Het nummer van de spaarpotjes vind je terug in jouw persoonlijke Knab omgeving. Door dit nummer in de omschrijving van de categorie mee te nemen kunnen de overschrijvingen makkelijker gekoppeld worden.

2) Koppel de overschrijvingen die van en naar de spaarpotjes gaan aan de bijpassende categorie die je bij stap 1 hebt aangemaakt.

Voorbeeld A: er is €200,- overgemaakt van de rekening Ontvangsten naar het spaarpotje ‘Belasting’. De transacties €200,- AF wordt automatisch ingelezen in Moneybird. Deze koppel je aan de nieuwe categorie Spaarpot 1234567 Belasting.

Voorbeeld B: er is €1.000,- overgemaakt van het spaarpotje Salaris naar de rekening Kosten. De transacties €1.000,- BIJ wordt automatisch ingelezen in Moneybird. Deze koppel je aan de nieuwe categorie Spaarpot 1234567 Salaris.

Aan het einde van het jaar kun je de cumulatieve rente via memoriaal verwerken. De rente koppel je debet aan de speciale categorie van de spaarrekening en vervolgens credit aan de categorie Rente.
Tip: Zodra er geld wordt overgemaakt van een betaalrekening naar een privé rekening koppel je de transactie aan de categorie ‘onttrekkingen privé’.

Heb je alle transacties gekoppeld? Dan kun je op de balans controleren of de saldi ook aansluiten bij de werkelijkheid. Ga via Rapporten naar de Balans en zorg dat het filter op het huidige jaar is ingesteld.

Overstappen van Speciale categorieën naar Spaarrekeningen koppelen aan Moneybird
Er hebben enkele updates plaatsgevonden sinds december 2017, waardoor het koppelen van spaarrekeningen de makkelijkste manier is voor het verwerken van de spaarpotjes in Moneybird. Vóór deze updates was het juist makkelijker én goedkoper om met speciale categorieën te werken. Het kan daarom voorkomen dat je graag wilt switchen van speciale categorieën naar de bankkoppeling. Hoe doe je dat zonder dat je boekhouding een rommeltje wordt?

Controleer eerst of het saldo van de spaarrekeningen op de balans klopt met de werkelijkheid. Ga via Rapporten naar de Balans en zorg dat het filter op het huidige jaar is ingesteld. Mocht het saldo niet kloppen, controleer dan of alle rente verwerkt is en of alle transacties in Moneybird staan. Dit kun je handig controleren door in het rapport van de balans op de bewuste categorie te klikken. Hulp nodig? Reserveer een 1-op-1 sessie, dan kijk ik graag met je mee.

Zodra het saldo gecontroleerd is kan de bankkoppeling worden gemaakt tussen Moneybird (aff.) en Knab (aff.). Lees hiervoor het stukje Spaarrekeningen koppelen aan Moneybird, bovenaan dit artikel. Houd er wel rekening mee dat de koppeling pas ‘s nachts actief wordt en dat transacties van vandaag dus nog op de oude manier verwerkt moeten worden.

Nu het saldo op de speciale categorie is gecontroleerd en de bankkoppeling actief is, moet het saldo van de speciale categorie verplaatst worden naar de nieuwe categorie die Moneybird automatisch heeft aangemaakt voor de gekoppelde spaarrekening. Daar gebruiken we het memoriaal voor. Het gehele saldo koppel je credit aan de speciale categorie van de spaarrekening en vervolgens debet aan de nieuwe categorie van de spaarrekening. Controleer voor een laatste keer nog even het saldo op de balans, zodat je zeker weet dat er niets verkeerd is gegaan. Hierna kunnen de speciale categorieën gedeactiveerd worden, want deze ga je niet meer gebruiken.

Lees het (e)boek:

Lees ook “Het toevoegen van categorieën in Moneybird gaat nu nog makkelijker!”