Via de Durftevragen over Moneybird Facebook groep kreeg ik het verzoek om een tutorial te maken over het verwerken van PayPal betalingen.

Zakelijke PayPal betalingen kunnen op twee manieren verwerkt worden, en ik ga ze allebei kort laten zien.

Optie 1 – de makkelijkste

Ik begin bij de makkelijkste en daarvoor ga ik naar de banktransactie die de overboeking naar PayPal laat zien. Dit gaat om een betaling van een Google factuur. Ik kan dat terugzien op het activiteitenoverzicht van PayPal. Op het overzicht zie je dat er eerst een bedrag is bijgestort op PayPal, zodat de factuur daarna betaald kan worden. Er stond nog een klein saldo op, en het verschil is bijgestort.

Æ De video is te vinden aan het einde van dit artikel.

Ik koppel de betaling aan de juiste inkoopfactuur. Let goed op dat je het juiste bedragen koppelt. Er blijft nu een verschil over, wat gelijk is aan het saldo wat nog op PayPal stond. Dit bedrag is ook gelijk aan het saldo op de balans.
Vorig jaar heb ik ook PayPal mutaties gehad, waarbij er een klein saldo op PayPal overbleef. Een saldo op PayPal is eigenlijk net zoiets als een saldo op een zakelijke bankrekening. Om te zorgen dat dit saldo ook zichtbaar is op de balans, maak je gebruik van een eigen PayPal categorie. Dit doe je door een losse categorie aan te maken op de balans met omschrijving PayPal. Deze categorie heeft als hoofdcategorie ‘Financiële rekeningen’.
Door het verschil wat overblijft bij deze transactie te koppelen aan deze PayPal kruispost, is het saldo op de balans €0. Dit is gelijk aan het saldo bij PayPal, na de betaling van de Google factuur.

Als je alle betalingen hebt gekoppeld, en eventueel overgebleven saldo op PayPal gecontroleerd hebt met de balans, sla je de transactiegeschiedenis op als algemeen document. Het is makkelijk als je hier een contact voor aanmaakt, zodat je later de afrekeningen eenvoudig kan terugvinden.
Je vindt de transactiegeschiedenis na het inloggen bij PayPal via Rapporten -> Geschiedenis downloaden -> zet het filter op ‘alle transacties’, kies de periode en zet de opmaak op ‘PDF’.

Optie 2 – de meest uitgebreide

***Lees eerst deze slimme tip! -> MT940 Creator***

Voor de andere manier heb je een extra rekening nodig in Moneybird voor PayPal. Ik heb deze voor de demo al aangemaakt via het tandwiel -> instellingen -> rekeningen -> toevoegen. Let op! Het gaat hierbij om zakelijk PayPal account. Voor betalingen met een privé PayPal account gebruik je de rekening ‘privé-opnames en stortingen’ als betaalmiddel bij de facturen. Daar leg ik meer over uit in een andere video, de link voeg ik rechts bovenin deze video toe.

Nu je de rekening hebt aangemaakt, kun je deze bijna op dezelfde manier gaan verwerken als bankmutaties. Je voert de mutaties handmatig in bij de rekening die je zojuist hebt aangemaakt. Let hierbij goed op dat je de stortingen positief invult en de betalingen negatief, zodat deze als bij- en afschrijvingen worden verwerkt. Voeg ook de transactiegeschiedenis toe als bijlage, zodat je deze altijd kan terugzien.

Na het opslaan koppel je de betaling aan de inkoopfactuur van Google, zoals je gewend bent bij de banktransacties. De storting koppel je aan ‘kruisposten’.
Je bent nu nog niet klaar, want de kruispost is nu nog niet in evenwicht. Je hebt natuurlijk ook nog in je bankmutaties de afschrijving van het bedrag wat naar PayPal is overgemaakt. Wat er van de bank wordt afgeschreven wordt bijgeschreven op PayPal. Deze banktransactie koppel je ook aan kruisposten, waardoor deze weer in balans is.

Dit waren de twee manier van het verwerken van PayPal mutaties. Kies zelf wat voor jou het prettigste werkt.

Lees ook “Te rubriceren ontvangen betalingen” of bestel een Moneybird video tutorial op maat.