Uit recent ‘onderzoek’ blijkt dat ondernemers nog niet altijd gebruik maken van Peppol (voorheen Simplerinvoicing). Tijd voor verandering! Want, de kracht van Peppol komt alleen tot stand als meer ondernemers er gebruik van maken. In dit artikel vertel ik meer over het gebruik van Peppol en deel ik 4 van mijn tips.

Wat is Peppol?

Peppol is de nieuwe standaard om facturen automatisch uit te kunnen wisselen tussen jouw boekhoudpakket en het pakket van je contacten, zonder handmatige acties. “Facturen verwerken kan soms tijdrovend zijn, dat is met Peppol verleden tijd. Peppol maakt gebruik van UBL facturen, die rechtstreeks worden afgeleverd in je boekhouding. Dat betekent nooit meer overtypen maar direct inboeken!” zegt Moneybird.

Wat zijn de voordelen van Peppol? 

✅ Een verkoopfactuur verzonden met Peppol geeft een signaal terug aan Moneybird, waardoor je zeker weet dat deze is ontvangen door de klant. Het excuus van ‘niet ontvangen’ of ‘zat in de spambox’ is hierdoor verleden tijd.

✅Een inkoopfactuur ontvangen met Peppol staat automatisch voor je klaar in Moneybird, zonder dat je deze eerst moet doorsturen vanuit de mail. Of nog erger: op papier en dan inscannen. Doordat het een elektronische (UBL) factuur is worden ‘alle’ velden automatisch ingevuld.

Hoe kan ik gebruik maken van Peppol?

Om gebruik te kunnen maken van Peppol, moet je een aantal gegevens bevestigen in Moneybird. Een klusje wat zo geklaard is.
Je kunt in Moneybird de gegevens bevestigen via tandwiel -> administratie instellingen -> vertrouwen & verificatie. Het gaat om:
– e-mailadres(sen)
– bankrekeningnummer
– KvK-nummer
– btw-nummer

4 tips over Peppol

Bij een poll geplaatst door Moneybird op Facebook over het gebruik van Peppol, werden enkele opmerkingen geplaatst.
– Er zijn geen of te weinig klanten en leveranciers die er ook gebruik van maken.
– Het is een gewoonte om facturen te ontvangen per mail en vanuit daar te betalen. Facturen ontvangen via Peppol worden daardoor ‘vergeten’.
– Het systeem is onbekend en daardoor onbemind.

De opmerkingen zijn zeer herkenbaar en daarom deel ik 4 van mijn tips:

Tip 1: Voor jouw administratie heeft Peppol mogelijk weinig toegevoegde waarde, echter is het wel makkelijker voor de facturen van Moneybird. Deze hoeven niet meer doorgestuurd te worden vanuit de mail, maar zullen automatisch voor je klaarstaan om verwerkt te worden.

Tip 2: Doordat het om een elektronische (UBL) factuur gaat worden ‘alle’ velden automatisch ingevuld. ‘Alle velden’ is wat kort door de bocht. Aangezien een leverancier niet weet welke categorieën (oftewel: grootboekrekeningen) jij gebruikt, kan deze niet worden uitgelezen van de UBL inkoopfactuur. Deze zul je zelf nog moeten selecteren.

Tip 3: Het is een gewoonte om facturen te ontvangen per mail en vanuit daar te betalen. Facturen ontvangen via Peppol worden daardoor ‘vergeten’.
Joost van Moneybird zegt: “Ik ga m’n best doen om komend kwartaal een oplossing te bedenken en te implementeren voor het ‘vergeten’ probleem. Ik heb al wat prototypes en kom er binnenkort bij je op terug!”
Maak in de tussentijd een (tijdelijke) nieuwe gewoonte aan, door op een vast moment in de week na te gaan of er facturen ontvangen zijn via Peppol. Met een reminder in je agenda, of terugkerende taak in je todo-app, kun je dit niet vergeten.

Tip 4: dinsdag 18 juni 2019 is er een Moneybird Live te volgen via Facebook. Tijdens de live sessie neemt Moneybird je mee naar het scherm Facturen en wordt ook Peppol behandeld. Dus, heb je vragen over Peppol, wil je er meer over weten of het live bekijken? Meld je dan aan via het Moneybird event op Facebook en leer meer over Peppol.
Update: bekijk de opname van deze livesessie.

Lees ook “Testen Simplerinvoicing”